J’organise plusieurs événements par année et j’essaie de faire une promotion intelligente de ceux-ci via les médias sociaux. Je vous partage ici ma vision actuelle – qui n’est probablement pas parfaite. J’attends donc vos commentaires avec impatience. D’ici là, je crois que ce résumé pourra en aider certains qui ne savent pas comment orchestrer toutes leurs actions. Pour illustrer le tout, je vais prendre l’exemple d’un événement passé de WEB2BIZ.  Voici donc une ébauche de stratégie pour promouvoir un événement via les médias sociaux en 5 étapes.

1- Déterminer l’élément central (la Base) de votre stratégie

Au final, vous désirez que les gens s’inscrivent à l’événement.  D’autres actions sont envisageables évidemment, mais j’aimerais me concentrer sur celle-ci.

Il vous faut donc déterminer l’endroit où les gens pourront faire cette transaction et vous assurer que celle-ci est bien en évidence.  Je nomme celui-ci, comme plusieurs, la Base.

Dans le cas du WEB2BIZ, nous utilisons l’application Eventbrite pour nos événements comme Base.  Certains vont créer des mini-sites dédiés (tel que proposé ici) ou encore créer un événement Linkedin ou Facebook (habituellement pour les événements gratuits).

2- Créer du contenu pour convaincre les gens

Si vous êtes en mesure d’ajouter le contenu directement à l’endroit où la transaction s’effectue, c’est l’idéal.  Mais vous pouvez aller plus loin en ajoutant d’autres éléments pour ceux qui ne seraient pas convaincus.

Le blogue peut être utile à ce chapitre.  L’important à mon avis est d’éviter la redondance et de miser sur la complémentarité.  Cela permet de prioriser l’information pour la prise de décision.  Les indécis peuvent en savoir plus ailleurs, sans déranger ceux qui sont déjà prêts à s’inscrire.

Les sites web des organisateurs et du conférencier peuvent également être liés à l’événement pour ceux qui accordent une importance particulière à cet aspect.  Il ne faut pas oublier que les nouveaux doivent vous qualifier avant de s’inscrire.

Dans tous les cas, il est important de vous assurer que des liens ramènent vers votre Base pour ne pas les perdre dans le processus.

3- Cibler les médias sociaux à prioriser et déterminer les actions pour chacun

Puisqu’une proportion significative des membres du réseau d’affaires WEB2BIZ utilise Linkedin, nous avons décidé, en tant qu’organisateurs, de privilégier ce réseau social.  Nous utilisons quand même Facebook, Twitter et Google+, mais simplement comme plate-forme de diffusion vers notre blogue ou notre événement, et quelques fois aussi pour converser avec nos habitués.

La réflexion présentée ici est valable pour n’importe quel réseau social: où sont mes cibles, quels sont leurs intérêts et comment veulent-ils interagir ?

Créer un événement via Linkedin

Cette fonctionnalité n’existe plus.

Dès que l’événement est créé dans Eventbrite, nous créons un événement dans Linkedin et nous demandons aux inscrits d’indiquer leur présence.  Cela se fait via le courriel de confirmation pour l’inscription.

Pourquoi faire ceci ?  Même si cela ressemble à un dédoublement, c’est une façon simple d’informer automatiquement le réseau de chaque participant.  L’autre avantage, c’est que certaines personnes vont démontrer leur intérêt pour l’événement, sans nécessairement s’inscrire via Eventbrite.  Nous pouvons les relancer en temps et lieu pour concrétiser la transaction.

Lancer une discussion dans le groupe privé Linkedin

Nous avons également un groupe privé dans Linkedin.  L’objectif ici est de faire connaître l’événement (liens vers le blogue et vers Eventbrite), mais également de poser une question vis-à-vis le thème de l’événement.  Ainsi, chaque réponse augmente à la fois l’intérêt de ceux qui suivent la conversation et la visibilité de l’événement – sans pour autant tomber dans le mode de diffusion facile et souvent agaçant.

Au passage, la discussion est catégorisée comme choix de l’administrateur, ce qui permet de la garder en avant-plan dans le groupe.

Connecter le flux RSS de votre blogue à votre groupe Linkedin

Cette fonctionnalité n’existe plus.

Lorsque vous êtes administrateur d’un groupe Linkedin, vous pouvons connecter le flux RSS de votre blogue directement.  Cela fait un élément supplémentaire, entièrement automatisé.

4- Informer votre liste de contacts et les membres visés

Encore une fois, particularité de notre réseau WEB2BIZ, beaucoup de personnes ont besoin d’un envoi courriel pour être informé de l’événement et pour s’engager.

Nous créons donc une infolettre pour l’événement que nous envoyons 4 à 6 semaines avant celui-ci.  Le texte est minimaliste et nous proposons 4 actions simples:

1. M’inscrire à l’événement (avec un lien vers la Base – Eventbrite)
2. Commanditer l’événement (avec un lien vers la Base – Eventbrite)
3. En savoir plus sur l’événement (avec un lien vers le blogue)
4. En discuter de l’événement (avec un lien vers le groupe privé Linkedin)

Nous utilisons Mailchimp à cet effet pour le montage et l’envoi.

5- Créer de l’intérêt autour de votre événement et converser

Une fois que tous les éléments sont en place, il faut entrer en mode animation: créer de l’intérêt autour de votre événement et converser avec ceux qui peuvent être intéressés.

C’est ici que vous pouvez cibler des influenceurs passionnés de votre sujet/cause ou qui vous ont dans leurs bonnes grâces.  Cela va permettre d’amplifier votre message pour aller chercher de nouveaux membres ou réveiller les vôtres.

Personnellement, même si je sais que la fréquence engendre les ventes, je n’aime pas la promotion répétée d’un même message.  Je crois que nous pouvons être inventif et profiter du contenu créé pour soulever des questions et amorcer des échanges.

Ce dernier point est en quelques sortes l’amplificateur des points 1 à 4.  Ne lésinez pas sur les efforts et prévoyez un calendrier pour ne rien oublier.  Un événement se planifie plusieurs semaines avant sa tenue.

En résumé

L’important pour votre stratégie, peu importe la forme qu’elle prendra, c’est de visualiser l’ensemble des éléments mis en place et de vous assurer d’une parfaite cohésion.  En agissant ainsi, vous serez en mesure d’ajuster vos actions et d’optimiser votre temps.

Votre événement sera un franc succès si votre stratégie d’utilisation des médias sociaux pour le promouvoir est pensée en fonction de celui-ci.

NOTE: Je dois d’emblée préciser que WEB2BIZ a déjà des actifs sur les médias sociaux (groupe privé Linkedin, compte twitter, hashtag #web2biz déjà établi et connu, blogue, …).  C’est donc dans l’optique de promouvoir un événement auprès d’une communauté existante que je décris ces étapes.  Si un ou plusieurs de ces éléments n’existent pas pour vous, d’autres étapes sont à considérer fortement, tel que la création des profils, l’organisation d’un concours, etc.

Si vous partez de zéro ou vous désirez d’autres conseils tout aussi pertinent, je vous invite à lire ces billets:

• Les médias sociaux au service des événements (2010),
• Utilisation des médias sociaux lors d’un événement (2011),
• Trucs d’utilisation des médias sociaux lors d’un événement (2011),
• 3 conseils pour promouvoir vos événements sur les médias sociaux (2012)

Meilleures des chances!