La dernière édition de Webcom avait lieu à Montréal le 13 novembre dernier. Frédéric Cavazza a présenté en après-midi : les réunions sont-elles toxiques et un élément de dysfonctionnement en entreprise ? Ce thème a généré plusieurs questions dans l’assistance, alors j’ai eu l’idée de vous présenter ce pense-bête des réunions efficaces en 10 points et d’y annexer la présentation de Monsieur Cavazza.
10 points pour une réunion efficace
Les 10 points qui suivent vous aideront à obtenir des réunions efficaces. Vous en connaissez probablement plusieurs qui sont récurrents. Je vous invite à considérer les moins connus, et souvent les plus bénéfiques, soient les 1-3-9-10.
- Questionnez la raison d’être de la réunion.
- Ayez des raisons d’être présent.
- Évaluez d’autres façons pour atteindre les mêmes objectifs.
- Préparez un agenda.
- Envoyez l’agenda à l’avance.
- Contrôlez le temps de la rencontre.
- Gardez le focus sur la rencontre et les enjeux.
- Soyez sélectifs sur les invitations.
- Attribuez le temps en fonction de la valeur de l’item discuté.
- Utilisez des activités structurées pour favoriser l’interaction.
Aussi, pour garantir un certain succès, il faut tenir compte des 3 impolitesses à éviter à tout prix:
- Arriver en retard et faire perdre le temps aux autres.
- Être absent mentalement.
- Annuler à la dernière minute.
Les réunions sont toxiques, apprenez à vous en passer
Voici la présentation de M. Cavazza, disponible sur SlideShare.net:
En résumé
Les réunions, une activité de communication et non pas d’information, sont rarement utilisées comme il se doit. Voilà pourquoi elles sont toxiques et engendrent des pertes de temps.
Les rôles et responsabilités sont les suivants: l’organisateur de la réunion doit bien la préparer, l’animateur doit bien mener la rencontre vers l’objectif de celle-ci et les participants se doivent d’être « présents mentalement » et actifs pour contribuer au succès de celle-ci.
Les 10 points mentionnés et la multitude d’outils complémentaires de la présentation peuvent vous inspirer à conduire de meilleures réunions et à trouver des alternatives.
Bonjour Mathieu, Ton billet m’a ouvert la porte sur une découverte d’un style différent de débuter les réunions. Savais-tu que que le PDG d’Amazon, Jeff Bezos utilise son amour de la lecture dans sa gestion : les réunions de son équipe de direction commencent toujours par trente minutes de silence consacrées à la lecture d’un document papier de six pages. J’ai bien dit papier. On est loin d’une réunion qui ressemble à une émission télé. Cette façon de faire permet de garder tout le monde focalisé et favorise une réelle réflexion. Ça c’est de la discipline. L’auteur du billet est Christophe Lachnitt. Voilà mon bref commentaire. Merci Mathieu de ta contribution à améliorer notre quotidien.
Bonjour Brigitte, c’est effectivement à contre-courant. J’ose espérer que la lecture est intéressante. Si tu as le lien pour le billet, merci de le rajouter.