Des journées qui s’étirent, un stress qui s’installe en permanence, une frustration grandissante, un sentiment d’insatisfaction en continu, … Si vous ressentez l’un ou plusieurs de ces symptômes, vous avez probablement besoin de reprendre le contrôle de votre temps.
Rassurez-vous, cette impression que le temps nous file entre les doigts ne date pas d’hier…
Si beaucoup ont proposé au fil des ans des recettes magiques avec des gains spectaculaires, il faut croire qu’elles ne fonctionnent pas pour tout le monde. Pourquoi? Tout simplement parce que chaque contexte est différent et chaque individu a ses forces, préférences et faiblesses.
Ce que vous devez comprendre de cette phrase, c’est qu’il se peut très bien que vous soyez efficace dans un milieu à un moment donné et totalement inefficace dans un autre ou à un autre moment. Lorsque le contexte change, il faut parfois repartir à zéro. Cela m’est arrivé souvent.
Pour voir ce qui peut fonctionner pour vous, j’ai listé une vingtaine d’astuces qui vous aiderons si vous les mettez en pratique. Et oui, il faut s’investir un peu, car connaître n’est pas suffisant. Il faut agir.
Alors choisissez-en 3 et allez-y.
Pour information, j’ai présenté celles-ci en conférence lors de la 8e édition du Web à Québec (WAQ 2018), le plus grand événement numérique francophone en Amérique du Nord. La présentation est disponible sur SlideShare et intégrée plus bas.
Le contrôle du temps à l’ère numérique
Première chose à considérer lorsqu’on parle du temps: il est limité. Chaque journée a 1440 minutes ou, comme je préfère le dire, 32 blocs de 15 minutes à votre disposition pour atteindre vos objectifs.
Heureusement, cela est vrai pour tout le monde… quoique vous avez peut-être réalisé vous aussi que certains semblent accomplir plus que d’autres? C’est parce qu’ils ont mis à profit leurs forces et ont rassemblé les conditions gagnantes pour réussir. Ils ont fait des choix.
D’autres misent sur la technologie et les outils pour s’en sortir. Ceux-ci peuvent effectivement vous aider à différents niveaux, mais ils amplifient en même temps les effets négatifs rattachés au temps. Dans certains cas, ils génèrent même des comportements nuisibles à soi et aux autres.
2 exemples:
- L’information double de plus en plus rapidement
- Le nombre de courriels, SMS et cie augmente sans cesse
Bref, avant de considérer des outils, je vous invite à prendre connaissance des 4 actions suivantes pour reprendre le contrôle de votre temps:
- Découvrir
- Protéger
- Prioriser
- Exécuter
Ce ne sont pas les seules, mais leur impact à court terme est significatif.
1- Découvrir
Beaucoup d’éléments peuvent avoir un impact direct sur votre efficacité. Les premières astuces à mettre en place visent à les découvrir et à les comprendre:
- Connaître les 3 axes de la gestion du temps
- Identifier les comportements qui nuisent à une gestion de temps efficace
- Être conscient.e des limites de votre cerveau
- Être conscient.e de votre productivité en tout temps
- Ne pas remplir tout votre agenda
- Choisir vos 3 priorités pour la journée
- Faire une not-to-do-list
Aussi, sachez qu’ils existent plusieurs méthodes complémentaires pour être plus efficace. En voici 6:
- Traiter sur le champ si pertinent et moins de 2 minutes
- Se permettre 10 minutes de présence chaque jour
- Investir 15 minutes pour s’améliorer
- Tenir le cap en 18 minutes par jour
- Protéger 25 minutes de travail
- Miser sur 90 minutes d’impact avec Pareto
2- Protéger votre temps
Dans un deuxième temps, vous devez vous protéger des demandes extérieures. Celles-ci peuvent prendre plusieurs formes: communications, interactions et information. Ce sont les voleurs de temps les plus importants en entreprise.
Dans tous les cas, la solution est une question de filtre. Cela passe ou non. Les actions à poser sont:
- Mieux filtrer l’information que vous consommez
- Mieux filtrer les communications que vous recevez
- Questionner la nécessité des réunions auxquelles vous êtes invité.e
- Réduire les interruptions
- Dire non plus facilement
Une façon simple pour réduire les interruptions est d’informer vos collègues quand vous serez disponible.
3- Prioriser votre temps
Après avoir protégé votre temps, il faut maintenant prioriser les communications à avoir, l’information à consommer et les tâches à traiter.
Pour réussir à faire ce travail en continu, il est important de bien comprendre la matrice Eisenhower:
- Questionner l’importance des tâches
- Questionner l’urgence des tâches
- Prioriser l’importance sur l’urgence
Voici des exemples concrets de l’utilisation de la matrice avec les courriels et avec les médias sociaux.
4- Exécuter
Finalement, pour être efficace, il faut utiliser certaines astuces et développer des habitudes:
- Mieux participer aux réunions (oui, vous avez un rôle actif à jouer)
- Mieux communiquer en intégrer le Know-Feel-Do
- Optimiser vos courriels pour la lecture et l’action
3 éléments à retenir
On pourrait parler longuement de l’impact des autres, mais ce serait nous positionner en victime.
Selon moi, il y a 3 éléments à retenir pour être en mesure de passer à l’action et réussir à renverser la vapeur:
- Vous avez le pouvoir de modifier des choses très concrètes pour réduire votre stress et votre lot de travail.
- Arrêtez de perdre inconsciemment votre temps.
- La communication est une porte de sortie facile et rapide.
La solution est entre vos mains.
Voici la présentation: