En gestion du temps et des priorités, la Matrice Eisenhower est un incontournable.  Elle revient dans pratiquement tous les livres qui abordent la notion du temps. Je m’étonne même parfois que certaines personnes ne la connaissent pas étant donné sa simplicité et les résultats qu’elle procure. Pourquoi en parler alors ? Tout simplement parce qu’un élément très important à mon avis est souvent oublié et j’aimerais le mettre en lumière: L’importance est un choix et l’urgence est un fait. Il y a donc un avantage évident à prioriser l’importance sur l’urgence pour sortir.  Et la matrice Eisenhower est un outil formidable pour ça

La Matrice d’Eisenhower (important-urgent)

Conçue par Dwight David Eisenhower, la matrice important-urgent est composée de 2 axes: l’importance et l’urgence.  Ces 2 axes forment 4 quadrants:

• Q1: important et urgent
• Q2: important et non-urgent
• Q3: non-important et urgent
• Q4: non-important et non-urgent

L’axe de l’importance

L’axe vertical de la matrice est celui de l’importance des tâches. Il départage les quadrants « important » du haut (Q1 et Q2) de la matrice Eisenhower des quadrants « non-important » du bas (Q3 et Q4).

Lorsque vous déterminez l’importance d’une tâche, vous le faites selon une logique interne. Vous choisissez de donner de l’importance à celle-ci selon vos critères personnels: l’impact que la tâche a sur vos objectifs, la valeur ajoutée que sa réalisation apporte, etc.

N’oubliez pas que l’importance est aussi dictée par les différentes politiques et valeurs de votre entreprise, de même que par tout ce qui est rattaché à votre fonction.  L’importance peut varier selon votre position hiérarchique.

Mais au final, c’est important ou ça ne l’est pas. Ce n’est pas 3/10 ou 7/10. C’est 0 ou 1.

S’il y a une zone grise, vous devez réfléchir à la notion d’importance. Peut-être que votre rôle a changé. Peut-être que vos objectifs ont changé. Cela peut aussi être l’environnement qui a changé ou votre santé. Si oui, vous devez revoir l’axe de l’importance de la matrice.

Je vous invite à lire 8 questions pour déterminer si vous travaillez sur ce qui est important.

L’axe de l’urgence

L’axe horizontal de la matrice est celui de l’urgence des tâches. Il départage les quadrants « urgent » de gauche (Q1 et Q3) des quadrants « non-urgent » du droite (Q2 et Q4).

Le sentiment d’urgence vis-à-vis une tâche peut être influencé par différents facteurs, certains internes et d’autres externes. Entre autres:

• la date d’échéance
• le temps requis et la difficulté pour la réaliser
• la pression par le demandeur

Pour vous en sortir, vous devez commencer dès maintenant à questionner l’urgence en demandant: « tu en as besoin pour quand? »  Mieux encore, vous pouvez vous-même fixer un moment dans le futur: « je peux te remettre ça mercredi prochain? »  Dans les 2 cas, l’urgence ressentie sera réajustée à la réalité.

Si vous avez tendance à vous précipiter dans l’action – il s’agit de l’un des 4 comportements qui nuisent à une gestion du temps efficace – vous êtes à risque de tomber dans une exécution en mode réactif.

Les 4 quadrants de la matrice important-urgent

Pour prioriser les tâches, il faut utiliser les quadrants dans l’ordre présenté sur l’image.  Constatez que le Q2 (important et non-urgent) vient avant le Q3 (urgent et non-important).

C’est ainsi que vous allez prioriser l’importance sur l’urgence.

Pour y parvenir, il faut éliminer le temps passé dans le Q4 (souvent des échappatoires pour souffler un peu, car trop d’urgences) et réduire au maximum le Q3.  

Ainsi, le temps libéré devient disponible pour les quadrants « important » Q1 et Q2, permettant du même coup de devenir moins réactif et plus proactif.

On peut donc voir les quadrants de la matrice Eisenhower comme des vases communicants.

L’importance est un choix et l’urgence est un fait

L’élément qui est rarement mis en lumière avec la matrice Eisenhower est que l’importance est avant tout un choix, relié à une notion de valeur ajoutée.

Pour certains, c’est un vrai cauchemar de départager l’important du non-important.  Il se peut donc que cela vous prenne un certain temps, mais une fois que la ligne sera établie, cela deviendra votre plus grand atout et vous permettra de garder le focus, de prioriser l’importance sur l’urgence.

Comparativement à l’importance, l’urgence est un fait – souvent négociable – relié à une notion de temps.

En d’autres mots, la matrice Eisenhower n’est pas un carcan. On ne devient pas esclave de celle-ci. C’est un outil qui se transforme au gré de nos objectifs et de notre contexte.

Nous pouvons évidemment négocier l’urgence, mais cela se jouera souvent en minutes ou en heures, quelques rares fois en jours.  Lorsque l’urgence semble intenable et que la charge de travail augmente, il convient de revenir à l’axe de l’importance.

La matrice Eisenhower permet de garder le focus

Le temps est limité et le nombre de choses à faire est exponentiel.  Il faut donc faire des choix et prioriser.  En mettant la priorité sur l’importance plutôt que l’urgence, nous pouvons obtenir le sentiment de travailler sur les bonnes choses à court, moyen et long terme.  La matrice d’Eisenhower, même si vous ne la maîtrisez pas dès le commencement, s’avèrera un précieux outil vers votre libération du joug de l’urgence.

Mais vous devez commencer par tirer la ligne entre l’important et le non-important.  Pour y parvenir, vous devez établir vos propres objectifs basés sur vos aspirations, vos valeurs et votre travail.

Notez qu’il s’agit de l’une de mes 3 révélations sur la gestion du temps et des priorités. Cliquez ici pour découvrir les 2 autres

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Note: Cet article a été écrit en 2012. Plusieurs sites ont recopié en partie ou en totalité celui-ci, alors j’apporte des améliorations régulièrement. Une personne en France a même eu le culot de l’intégrer dans son livre, sans me mentionner.