La gestion des parties prenantes est intimement liée au succès du projet et au succès des organisations. Si vous n’avez pas encore réalisé cet état de fait dans votre pratique, il y a de fortes chances que vos projets soient fantômes au sein de l’organisation. Car dans un contexte où les attentes sont de plus en plus élevées et les ressources de plus en plus limitées ou convoitées, les jeux de pouvoirs et d’influence en coulisse sont la norme. Le Project Management Institute (PMI) a même récemment intégré la Gestion des parties prenantes comme un nouveau domaine de connaissances dans la cinquième version du PMBoK. Dans ce billet, je vise à présenter brièvement les 4 processus mis de l’avant tout en intégrant mon expérience personnelle.
4 processus en gestion des parties prenantes
PMI décompose ce nouveau domaine de connaissances en 4 processus que je traduis ici librement:
- Identifier les parties prenantes
- Planifier la gestion des parties prenantes
- Gérer l’engagement des parties prenantes
- Contrôler l’engagement des parties prenantes
Identifier les parties prenantes
Toute personne qui peut avoir ou subir un impact sur une décision, une activité ou un résultat du projet est une partie prenante. C’est en résumé la définition utilisée dans le PMBoK.
Évidemment, tous ne sont pas égaux à ce chapitre, alors il convient de prioriser en fonction de leur intérêt et de leur influence « réelle » dans l’organisation. Personnellement, je gardais à l’oeil tous ceux qui pouvaient mettre des bâtons dans les roues ou carrément mettre un terme au projet. Cas vécu.
Il faut garder en tête que les parties prenantes s’intéressent principalement au contenu, aux coûts, aux délais et à la qualité. Il est important de voir comment celles-ci réagiront dans différentes situations: diminution des livrables, report des échéances, dépassement des coûts, …
Planifier la gestion des parties prenantes
L’identification est primordiale, mais ne suffit pas. Il faut également planifier la gestion des parties prenantes. Cela inclut les stratégies de gestion pour littéralement engager celles-ci et susciter leur intérêt tout au long du projet.
Il faut savoir qu’une partie prenante qui a d’autres préoccupations est un risque potentiel au projet que vous menez, car elle pourrait vouloir revenir en arrière avec les conséquences que cela implique.
Pour bien s’en sortir et éviter de passer trop de temps au mauvais endroit, vous pouvez créer une stratégie par niveau d’engagement des parties prenantes. Voici un exemple:
| NIVEAU D’ENGAGEMENT | STRATÉGIE |
|---|---|
| Unaware (Pas au courant) | Selon l’impact, informer plus ou moins en profondeur et voir si on doit améliorer le niveau d’engagement. |
| Resistant (Résistant) | Écouter, influencer par le réseau et convaincre. |
| Neutral (Neutre) | Écouter et évaluer s’il peut devenir résistant. |
| Supportive (Fait preuve de soutien) | Écouter, informer et remercier. Déterminer si on peut engager davantage. |
| Leading (De premier plan) | Écouter, informer, remercier et impliquer. |
Gérer et contrôler l’engagement des parties prenantes
Les 2 derniers processus reposent sur les 2 premiers. Si l’identification et la planification des parties prenantes ont bien été faites, la gestion et le contrôle devraient être assez faciles. Cela dit, il faut rester alerte et s’assurer d’avoir développé de bonnes aptitudes en gestion « soft skills »: communication, facilitation, influence, négociation, …
Il faut aussi être en mesure de rendre accessible l’information importante (performance, problèmes, avancement, …) via les canaux préférés des gens ciblés. Si vous négligez cette tâche, vous pourriez avoir certains anxieux sur le dos, réclamant régulièrement des mises à jour personnalisées. De quoi perdre un temps fou sans réelle valeur ajoutée.
Finalement, notez que ces 2 processus génèrent également des requêtes de changement au projet ou au produit. Ne pas en tenir compte pourrait avoir des effets dévastateurs sur le projet, mais également sur votre réputation de gestionnaire de projet.
En résumé
L’identification, la planification, la gestion et le contrôle de l’engagement des parties prenantes sont 4 processus importants, car ils permettent d’augmenter les probabilités de succès du projet en cours de route. Je suis bien content personnellement que PMI ait apporté des modifications au PMBoK pour illustrer cette importance.
Et vous ? Croyez-vous que le succès d’un projet passe par la gestion efficace des parties prenantes ? Comment vous y prenez-vous ?
Note: cet article a paru originalement le 13 mai 2013 sur le site lagestiondeprojet.com.