Comme plusieurs, j’ai à gérer des tonnes de courriels sur une base quotidienne.  Nous pourrions nous étendre longuement sur les causes de ce problème, mais ce n’est pas mon intention.  Je tiens plutôt à vous aider à reprendre le contrôle de votre boîte de courriels grâce à une méthode simple et efficace en 5 étapes.  La mettre en place vous prendra moins de 15 minutes.  Intéressé(e) ?

Origine de la méthode

Je ne me souviens plus si j’ai inventé ou non cette méthode – sait-on jamais 🙂 – mais je peux vous dire son origine.  Elle est basée sur la fameuse matrice d’Eisenhower qui permet d’analyser et de classer les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance.  Je l’utilise depuis 2005 environ, suite à ma lecture de Priorité aux priorités de Stephen R. Covey.

J’ai d’ailleurs échangé sur le sujet avec Valérie Demont il y a quelques mois sur son blogue, dans son billet Gérer son quotidien à l’ère des réseaux sociaux.

L’objectif de ce présent billet n’est pas de décrire en profondeur les fondements de la méthode, mais plutôt sa mise en place.

Étape 1: Décider quand consulter sa boîte de courriels

Lorsque je décide (oui, c’est une décision) de consulter ma boîte de courriels, je commence par ma boîte principale, celle par défaut.

L’objectif est de ne plus avoir de courriels dans celle-ci.

Étape 2: Lire, puis traiter ou décider de classer

Pour chaque courriel, je lis puis je détermine si je dois le traiter ou le classer.

Conseil de David Allen (S’organiser pour réussir – Get Things Done): si ça prend moins de 2 minutes, on traite et on passe au prochain courriel.

Si j’estime que cela me prendra plus de 2 minutes, je classe en fonction de l’urgence et de l’importance pour moi.  Pour MOI, MON travail, MES tâches, MA vie…  Peu importe l’insistance des autres.

Il est crucial de bien comprendre ce point si vous voulez réellement obtenir des résultats.

Étape 3: Classer en fonction de l’urgence et de l’importance

Pour chaque courriel, je détermine l’urgence et l’importance, puis je classe en conséquence et je passe au prochain courriel. 

C’est là que les autres boîtes de courriels (secondaires) entrent en jeu. Vous devez créer 5 boîtes de courriels (cela dépend de l’outil que vous utilisez: gmail, outlook, etc.) et les libeller ainsi:

1. Important et urgent
2. Important et non-urgent
3. Urgent et non-important
4. Non-urgent et non-important
5. En attente

Le chiffre doit faire partie des libellés, car il permet par la suite de prioriser le traitement des courriels (étape 3).

Personnellement, j’utilise la boîte En attente lorsque je veux faire un suivi sur certains points qui prennent plus de temps et dont je ne suis pas le responsable directement.  Cela me permet de désengorger les autres boîtes secondaires et de me concentrer sur le moment présent.

Étape 4: Travailler enfin en fonction de vos priorités

Une fois votre boîte principale vidée, vous pouvez maintenant travailler en fonction de vos priorités.

Vous débutez par la boîte secondaire 1 (Important et urgent).  Si vous êtes chanceux, vous aurez peut-être même du temps pour travailler sur la boîte secondaire 2 (Important et non-urgent), celle qui vous donnera enfin l’impression d’avancer.  Et ainsi de suite.

Ce qui est intéressant, c’est que vous n’aurez plus à chercher ce sur quoi vous devez travailler. Ces points se retrouvent dans le haut de la liste.  En quelque sorte, il n’y a pas lieu de penser, car la classification a été faite au préalable.

Il est crucial de s’assurer de ne pas se faire interrompre par l’arrivée de nouveaux courriels.  Ils pourront être traiter dans quelques heures.  Si c’est réellement de la plus haute importance et urgence, le téléphone devrait sonner.

Étape 5: Revoir à l’occasion les priorités

En cours de route, il est bien de revoir les priorités, mais pas constamment.  Vous devez vous donner des repères pour garder le focus et limiter les interruptions.  Voici des exemples:

• vider ma boîte de courriels –> après les pauses et au retour du dîner
• revoir si des courriels doivent être reclassés –> chaque fin de journée
• revoir si des courriels en attente méritent un suivi –> chaque lundi
• …

Des résultats étonnants et un sentiment de liberté

Vous serez étonné de voir les résultats après quelques jours seulement.  Même si vous risquez de faire quelques erreurs, que sont-elles vis-à-vis votre façon de fonctionner actuellement ?  Combien de courriels non traités avez-vous présentement dans votre boîte de courriels ?  Désolé de vous le rappeler aussi froidement.

Ce que vous pourrez constater à la longue, c’est le nombre de courriels qui s’accumulent dans les boîtes secondaires 3 et 4.  Cela ne veut pas dire que vous ne les traiterez jamais. À vous de voir.  Par contre, vous saurez que vous avez travaillé sur ce qui est important.  Cela vous donnera un sentiment de liberté.

D’ailleurs, je consulte fréquemment le nombre d’éléments dans mes différentes boîtes de courriels.  Mes objectifs sont:

• Boîte de courriels principale –> 0 courriel
• Boîte 1 (Important et urgent) –> 3 à 5 courriels
• Boîte 2 (Important et non-urgent) –> 5 à 10 courriels
• Boîte 3 (Urgent et non-important) –> 10 à 20 courriels
• Boîte 4 (Non-urgent et non-important) –> tous les autres

En résumé

Peut-être que le courriel disparaîtra au cours des prochaines années, mais pour l’instant, vous devez être plus efficace.  Cette méthode simple, basée sur la matrice d’Eisenhower, est facile à mettre en place et demande peu d’effort pour l’analyse et la classification.  La beauté de la chose, c’est que vous n’avez plus à penser à un courriel une fois qu’il a été déplacé dans l’une des boîtes secondaires.  Vous allez le traiter dans l’ordre que vous aurez déterminé.

Un dernier conseil: si vous n’obtenez pas dans le courriel initial les informations vous permettant de faire le travail, ou si vous jugez que ce n’est pas important pour vous, faites ceci:

• informez votre correspondant que vous êtes occupés présentement et
• proposez-lui de vous revenir dans x jours (surtout s’il manque des choses)

Vous vous assurez ainsi de fermer toutes les communications et vous gérer les attentes des autres.

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