Si vous avez fait de la gestion de projet, vous avez assurément dû produire des documents. Des tas de documents même si je me fie à ma propre expérience. Et comme dans plusieurs entreprises, certains de ceux-ci ne seront jamais consultés. Pire, leur contenu sera même réécrit plusieurs fois dans différents documents et sauvegardé à différents endroits. Pour remédier à ce problème croissant ? Certains parlent de la gestion de documents ou gestion documentaire. Avouez que vous êtes perplexe, n’est-ce pas ?
Je viens de lire le livre blanc Gérer les documents des projets – L’importance d’une stratégie de gestion documentaire efficace pour la réussite de vos projet de Neil Stolovitsky.
Il y mentionne que:
La plupart des entreprises n’ont pas mis en place de stratégie qui permette de consolider les informations et la gérer la circulation des documents au sein de l’équipe projet. Il en résulte les symptômes suivants:
- Manque de visibilité – Les Chefs de Projet et acteurs du projet n’ont pas une vision claire des statuts des projets et des tâches les concernant. Les documents d’un projet sont traités isolément et n’échange aucune information les uns entre les autres. De plus, ces documents résultent d’une redondance d’information, ce qui contribue au manque de visibilité.
- Faible sécurité – De faibles mesures de sécurité sont en place, sans règles de gestion et sans workflows pour traiter les documents sensibles. Ceci peu conduire à ce que des informations critiques tombent entre de mauvaises mains, et en fin de compte, fassent dévier le projet de ses objectifs.
- Perte de données – De nombreux services qui gèrent des projets n’ont pas les processus et les capacités nécessaires au stockage de tous leurs documents dans un répertoire unique. Typiquement, les informations de ces documents peuvent facilement se perdre, ne pas être d’un accès facile et donc contribuer au manque d’intégrité des données, ce qui pourrait être potentiellement préjudiciable lors de la prise de décision.
- Collaboration limitée – Les documents d’un projet (feuilles de calcul, textes…) sont souvent gérées en tant que données non structurées dans les emails, sur l’ordinateur ou au format papier. Dans la plupart des cas, ces informations ne sont pas facilement partagées avec les équipiers projet qui peuvent en avoir besoin, et qui ne sont pas nécessairement dans le même lieu.
Puis, il liste quelques exemples de bonnes pratiques qui peuvent être appliqués en gestion de projet:
- Capture de documents – possibilité de stocker des documents électroniques ou papier de différents formats dans un répertoire unique. Il ne s’agit pas uniquement de stockage organisé mais surtout de faciliter la recherche des informations pertinentes, ainsi que d’archiver l’historique des données.
- Contrôle des versions – possibilité d’avoir des options de check-in / check-out, de différents niveaux de sécurité comme de contrôler les accès en mode lecture / écriture permettant de préserver l’intégrité des données stockées dans les documents.
- Workflows – possibilité de créer et d’appliquer des workflows personnalisables reprenant les processus et cycle d’approbation des documents de votre société.
- Reporting et Analyses – possibilité d’échanger des informations entre les documents, comme de consolider les données afin de créer des rapports et analyses proposant une meilleure visibilité.
- Collaboration – capacité de partager l’information avec les bons interlocuteurs tout en restreignant l’accès aux autres personnes.
Je crois qu’il s’agit effectivement de pistes de solutions intéressantes. Je trouve que beaucoup de ces points font partie intégrante du web2.0. Ça me fait penser notamment à l’exemple de « The U.S. Intelligence Community » dont Andrew McAfee nous parle dans son livre Entreprise 2.0: manque de visibilité au niveau des données, collaboration limitée, … Cela s’est traduit par les événements malheureux du 11 septembre 2001.
Il existe probablement plusieurs logiciels permettant de faire de la gestion documentaire. Je ne suis pas en mesure de dire si ceux-ci peuvent livrer les résultats attendus. Par contre, je peux vous donner le conseil suivant:
– Créez uniquement les documents nécessaires à la réalisation du projet. Pensez valeur ajoutée. La gestion n’en sera que plus simple.