Mon intérêt pour la gestion du temps et des priorités remonte à plusieurs années, alors que j’étais dans un poste de gestionnaire. Trop de tâches et de projets pour la quantité de temps et les ressources disponibles. À force de lire des articles sur le sujet et participer à des ateliers de perfectionnement, j’ai mis en application quelques principes et tiré mes propres conclusions. Je relate dans ce billet 3 révélations qui ont eu le plus d’impact sur ma gestion du temps et des priorités. Pour le reste, c’est un combat de tous les jours. Et certains sont plus durs que d’autres.
1- Prioriser l’importance sur l’urgence
Ma première révélation s’est produite en 2005 à la lecture du célèbre « Priorité aux priorités » (First thing first) de Stephen R. Covey: prioriser l’importance sur l’urgence grâce aux quatre quadrants de la matrice Eisenhower. Par la suite, j’ai revu celle-ci dans quasiment tous les livres de gestion des priorités.
En classant les tâches en fonction de l’importance et de l’urgence, on met la priorité sur ce qui est réellement important et on sort du joug de l’urgence.
4 articles à lire pour aller plus loin:
- Prioriser l’importance sur l’urgence avec la matrice Eisenhower
- 8 questions pour déterminer si vous travaillez sur ce qui est important
- 5 étapes pour reprendre le contrôle de votre boîte de courriels
- 5 étapes pour reprendre le contrôle des médias sociaux
2- Les 3 principaux voleurs de temps en entreprise sont reliés à la communication
Ma deuxième révélation s’est produite en 2009 lors de la conférence de Bill Jensen intitulée « Simplicity – Work smarter, not harder« : les 3 principaux voleurs de temps en entreprise sont reliés à la communication.
Une étude de Jensen Group « Search for Simpler Way » effectuée auprès de plus de 40 000 personnes a permis d’obtenir ce palmarès des principaux voleurs de temps:
- Les réunions
- Gérer les communications provenant des autres
- Communiquer avec les autres
- Votre boss qui fait de la micro-gestion avec vous ou qui sous-évalue vos capacités
- Des outils et processus conçus pour le succès de la compagnie, mais pas nécessairement le vôtre
Apprendre à mieux communiquer a un impact systémique sur une entreprise puisque cela implique plusieurs personnes. C’est votre porte de sortie pour sauver du temps.
3 articles à lire pour aller plus loin:
- 4 règles pour des courriels efficaces en entreprise (l’objet du courriel, les fichiers joints, le format optimal et les 3C du contenu)
- 4 étapes pour obtenir plus de vos courriels (curiosité, know: informations essentielles, feel: empathie, do: transaction visée)
- 3 méthodes pour mieux communiquer et influencer
3- La gestion du temps se décline en 3 composantes:
La troisième révélation s’est produite en 2012, alors que je préparais 2 conférences sur la gestion du temps et des priorités. J’ai découvert le livre « Gérer efficacement son temps et ses priorités » de Daniel Latrobe et j’ai pris conscience que la gestion du temps se décline en 3 composantes:
La gestion du temps, c’est:
- réaliser un ensemble de tâches
- dans des contraintes de temps
- pour atteindre un but
Pour chaque composante – ou axe, question de donner une vision tridimensionnelle – nous pouvons découvrir des outils et méthodes pour nous améliorer. L’auteur mentionne clairement que nous avons chacun notre propre préférence et que cela entraîne 3 types de discours.
Je fais du pouce sur cette affirmation et j’ajoute que cela entraîne 3 types de besoins bien distincts. Peut-être est-ce pour cela que certaines formations ne permettent pas d’obtenir les résultats escomptés, alors qu’elles ont fait des miracles ailleurs ?
Je crois qu’il faut aligner les méthodes et outils avec les forces ET faiblesses des individus présents. Il est très rare qu’un groupe soit homogène et que le contenu soit parfaitement aligné avec leurs besoins.
3 articles à lire pour aller plus loin:
- 6 méthodes complémentaires pour être plus efficace
- 4 comportements qui nuisent à une gestion de temps efficace
- Multiplier sa performance en 4 étapes
Et vous, qu’est-ce qui vous a aidé le plus dans votre gestion du temps et des priorités ?
Je traite chaque nouvel élément qui arrive entre 2 tâches selon la formule des 4D. Do it, delegate it, date it ou delete it. Ainsi la gestion des priorités devient un processus itératif en constant changement et bienvenu à la boîte de courriel vide.
Merci Carl pour cet ajout. De David Allen (Get Things Done) si je me souviens bien.
Si cela prend moins de 2 minutes, je fais cela. Mais puisque que je reçois plus de demandes que je ne peux en traiter, je ne mets pas nécessairement tout au calendrier tout de suite (date it). J’utilise la matrice. Pour moi, calendrier = engagement.