Même avec l’essor des réseaux sociaux, le courriel demeure encore le moyen de communication privilégié dans la majorité des entreprises. Il convient donc d’établir des règles simples pour une rédaction efficace.
Pourquoi ? Parce que chaque courriel mal écrit et conçu fait perdre du temps à une multitude de personnes et cause souvent des effets négatifs.
Voici donc 4 règles simples qui auront beaucoup d’impact sur vos communications. Vous serez surpris des résultats.
1- L’objet du courriel est essentiel
Il spécifie au besoin :
- le projet ou le sujet,
- les actions et
- les échéances.
AVANTAGES :
- Permet de déterminer rapidement si le courriel est pertinent
- Permet de classer et retrouver rapidement le courriel parmi les autres.
CONSEIL SUPPLÉMENTAIRE :
- Si l’objet a été écrit dès le début, revalidez-le afin de vous assurer qu’il résume bien le contenu du courriel.
2- Les fichiers mentionnés doivent être joints au courriel.
Afin d’éviter les oublis, mettez en attachement dès le début les fichiers auxquels vous allez référer dans le courriel.
CONSEIL SUPPLÉMENTAIRE :
- De plus en plus de services existent pour le partage en ligne de documents, que ce soit via l’intranet ou des services dans le nuage (Dropbox ou Google Documents par exemple). Expérimentez ces alternatives et utilisez des hyperliens qui pointent vers vos documents.
3- Le format doit être optimal
Avant même de penser au contenu, il faut avoir en tête le format.
Les courriels sont lus de plus en plus sur des appareils mobiles ou via la fenêtre aperçu. De plus, leur nombre est en croissance année après année.
Assurez-vous que l’important se trouve dans un rectangle de 3×5 pouces, afin de capter l’attention plus rapidement.
Optimisez cet espace en visant:
- Une dizaine de phrases courtes (8 à 9 mots) au maximum.
- Format puces plutôt que paragraphes.
AVANTAGE :
- Vous courriels ressortiront du lot et vous bénéficierez d’une rapidité d’action de la part de vos interlocuteurs.
CONSEIL SUPPLÉMENTAIRE :
- Faites en sorte que ce soit facile pour les autres de lire et comprendre votre courriel.
4- Les 3c du contenu : court, clair et concis
En entreprise, les courriels ne sont pas des lettres. Les gens ont peu de temps pour lire et comprendre ce que vous attendez d’eux. Ils prennent en moyenne de 3 à 5 secondes au maximum pour déterminer si c’est important et/ou urgent.
Au niveau du contenu, vous devez inclure ces 3 éléments et dans cet ordre (selon Bill Jensen – Simplicity) :
- Feel : Connectez-vous à eux. Ce sont des êtres humains.
- Know : Expliquez pourquoi ce courriel est important.
- Do : Dites ce que vous attendez d’eux.
Si une action est spécifique à une personne ou à un groupe de personnes, indiquez-le.
Sous votre signature, vous pouvez insérer des rubriques qui contiennent les informations supplémentaires. Ainsi, ceux qui veulent en savoir plus pourront trouver aisément.
AVANTAGES :
- Votre communication sera plus efficace et vous aurez plus de résultats.
- Les gens avec qui vous communiquez vous apprécieront plus.
- Vous saurez si vous utilisez le bon canal de communication (si vous avez de la difficulté à écrire votre courriel en tenant compte de ces règles, c’est un indicateur).
CONSEILS SUPPLÉMENTAIRES :
- Plus vous vous adressez haut dans la hiérarchie, plus les courriels doivent être courts et synthétisés.
- Évitez de mettre plusieurs éléments distincts dans un même courriel. Regroupez par sujet/projet, quitte à faire plusieurs courriels.
En conclusion
Le courriel peut être un moyen très efficace en entreprise pour faire avancer les choses et pour informer. L’avantage primordial est que, même si son utilisation n’est pas optimale, elle est très intégrée dans les habitudes des gens. D’ailleurs, pour passer à l’entreprise 2.0, c’est l’un des défis d’amorcer ce changement d’habitude.
Ces quelques règles vont vous aider à devenir plus performant en terme de communication. Ce changement d’habitude de votre côté aura également des répercussions systémiques. N’hésitez pas à référer cet article aux gens avec qui vous collaborez.