En prévision des événements WEB2BIZ du 12 septembre 2012 et FOCUS20 du 19 septembre 2012, je lis et relis dernièrement beaucoup de livres sur la gestion de temps.  La relecture permet souvent de voir sous un autre jour une notion qui nous a moins intéressée au départ.  C’est ainsi que je suis retombé sur le chapitre Sortir du cercle vicieux de la gestion du temps, tiré du livre Gérer efficacement son temps et ses priorités de Daniel Latrobe.  Je reprends ici les 4 comportements qui nuisent à une gestion de temps efficace:

1. Je me précipite dans l’action
2. Je sous-évalue la durée des tâches
3. Je dérive et reporte sans arrêt
4. Je n’anticipe pas suffisamment à moyen et long terme

1- Je me précipite dans l’action

Se précipiter dans l’action consiste à travailler sur ce que l’on doit faire, sans nécessairement valider au préalable la priorité de chaque tâche.  C’est aussi d’en recevoir une nouvelle et de laisser toutes les autres de côté pour la faire.  Avec le web social et les interruptions en continu, la partie n’est pas gagnée.

Ça me rappelle un ancien collègue qui listait toutes les tâches et commençait toujours par celles qui demandaient le moins de temps ou qui l’intéressaient le plus.  Au final, la liste ne s’allongeait pas trop, mais les éléments importants – qui demandaient souvent plus de temps – étaient rarement faits.

Piste de solution

Noter dès la réception et prioriser en fonction de l’importance et l’urgence (matrice d’Eisenhower) ou en fonction de ces 8 questions.

Puis reprenez le travail en fonction de votre liste mise à jour.  De plus, si vous considérez que la réalisation se fera plus tard que ce qui est attendue, informez la personne.

2- Je sous-évalue la durée des tâches

Sous-évaluer la durée des tâches peut être dû à plusieurs facteurs: vouloir faire plaisir au demandeur de la tâche, vouloir bien paraître, être un mauvais évaluateur, etc.

La première étape consiste à être conscient du problème, pour pouvoir ensuite identifier la cause de celui-ci et mettre en place des stratagèmes pour le réduire ou l’éliminer.

Piste de solution

Après avoir estimé la durée de la tâche, évaluer 2 autres situations: si ça va mieux que prévu (optimiste) et si ça va pire que prévu (pessimiste). L’étendue entre ces 2 valeurs vous donnera une idée du risque rattachée à la tâche et vous permettra d’ajuster au besoin.

Par exemple, vous évaluez que cela va prendre 4h,  peut-être même 3h si tout va bien et 10h si rien ne va.  Dans ce cas-ci, puisque l’étendue est très grande (10h – 3h = 7h), il serait bien de considérer une durée de 5 à 6 heures.

3- Je dérive et reporte sans arrêt

Nous parlons effectivement ici de procrastination, de remettre à plus tard ce que nous aurions dû faire aujourd’hui… ou hier.  Au niveau des causes, encore une fois les interruptions sont au banc des accusés, de même que la sous-évaluation des durées, le manque d’intérêt pour la tâche, etc.

Aussi, il faut considérer que de remettre au lendemain donne l’impression de relâcher un peu de stress, au détriment d’emplir son cerveau de tout ce qui n’est pas fait et s’accumule.  Pour plusieurs, une culpabilité permanente s’installe, de même que le sentiment de ne pas accomplir ce qui est important.

Piste de solution

Suite à l’analyse des tâches en fonction de l’importance et l’urgence faite au point 1, ciblez les 2-3 premières (importantes et urgentes) et prenez 15 minutes pour décortiquer ce qui est nécessaire pour les réaliser.  Ensuite, identifiez les blocs que vous désirez et pouvez absolument faire dans la journée.

Vous aurez ainsi un objectif pour votre journée qui vous permettra de mieux répondre aux interruptions (est-ce vraiment plus important que ça ?) et de vous réorienter en cours de route si vous dérivez.

Il s’agit ici de trouver un équilibre entre la souplesse et la rigueur.

4- Je n’anticipe pas suffisamment à moyen et long terme

Évidemment, conséquence des 3 premiers comportements, je suis constamment dans l’urgence et je me concentre exclusivement sur le court terme.  À la longue, les tâches ne sont faites que lorsque les échéances sont proches.  Même la notion d’urgence ne fait plus de sens, puisqu’il y a désormais sur-utilisation de celle-ci: urgent, très urgent, ultra urgent, méga super urgent plus plus, …  De quoi perdre la tête.  Les priorités changent constamment et plus personne n’est aligné avec les objectifs de l’entreprise.

Piste de solution

Pour réussir à améliorer ce point, il faut réussir à se dégager du temps, à la fois pour la réflexion et pour la réalisation.  Où prendre ce temps ?  Une partie de la réponse se trouve dans Le courage de prendre 15 minutes.

Il faut notamment remettre l’accent sur l’importance plutôt que l’urgence, ainsi que de ne plus mettre de temps sur ce qui est ni important ni urgent.

L’amélioration de vos communications numériques est également une voie à considérer, en mettant en pratique ces 5 étapes pour reprendre le contrôle de votre boîte de courriels et ces 4 règles pour des courriels efficaces en entreprise.

En résumé

Certains comportements nuisent à notre gestion du temps.  Pour espérer une certaine efficacité, il est intéressant de se questionner sur ceux qui ont un plus grand impact.  Cette prise de conscience est nécessaire pour mettre en place de nouvelles façons de faire simples et performantes pour reprendre le contrôle.

Quels autres comportements selon vous, hormis ceux énoncés par l’auteur, nuisent à une gestion de temps efficace ?