Pourquoi ? Parce que chaque courriel mal écrit et conçu fait perdre du temps à une multitude de personnes et cause souvent des effets négatifs.

Voici donc 4 règles simples qui auront beaucoup d’impact sur vos communications. Vous serez surpris des résultats.

1- L’objet du courriel est essentiel

Il spécifie au besoin :

• le projet ou le sujet,
• les actions et
• les échéances.

AVANTAGES :

• Permet de déterminer rapidement si le courriel est pertinent
• Permet de classer et retrouver rapidement le courriel parmi les autres.

CONSEIL SUPPLÉMENTAIRE :

• Si l’objet a été écrit dès le début, revalidez-le afin de vous assurer qu’il résume bien le contenu du courriel.

2- Les fichiers mentionnés doivent être joints au courriel.

Afin d’éviter les oublis, mettez en attachement dès le début les fichiers auxquels vous allez référer dans le courriel.

CONSEIL SUPPLÉMENTAIRE :

• De plus en plus de services existent pour le partage en ligne de documents, que ce soit via l’intranet ou des services dans le nuage (Dropbox ou Google Documents par exemple). Expérimentez ces alternatives et utilisez des hyperliens qui pointent vers vos documents.

3- Le format doit être optimal

Avant même de penser au contenu, il faut avoir en tête le format.

Les courriels sont lus de plus en plus sur des appareils mobiles ou via la fenêtre aperçu. De plus, leur nombre est en croissance année après année.

Assurez-vous que l’important se trouve dans un rectangle de 3×5 pouces, afin de capter l’attention plus rapidement.

Optimisez cet espace en visant:

• Une dizaine de phrases courtes (8 à 9 mots) au maximum.
• Format puces plutôt que paragraphes.

AVANTAGE :

• Vous courriels ressortiront du lot et vous bénéficierez d’une rapidité d’action de la part de vos interlocuteurs.

CONSEIL SUPPLÉMENTAIRE :

• Faites en sorte que ce soit facile pour les autres de lire et comprendre votre courriel.

4- Les 3c du contenu : court, clair et concis

En entreprise, les courriels ne sont pas des lettres. Les gens ont peu de temps pour lire et comprendre ce que vous attendez d’eux. Ils prennent en moyenne de 3 à 5 secondes au maximum pour déterminer si c’est important et/ou urgent.

Au niveau du contenu, vous devez inclure ces 3 éléments et dans cet ordre (selon Bill Jenson – Simplicity) :

• Feel : Connectez-vous à eux. Ce sont des êtres humains.
• Know : Expliquez pourquoi ce courriel est important.
• Do : Dites ce que vous attendez d’eux.

Si une action est spécifique à une personne ou à un groupe de personnes, indiquez-le.

Sous votre signature, vous pouvez insérer des rubriques qui contiennent les informations supplémentaires. Ainsi, ceux qui veulent en savoir plus pourront trouver aisément.

AVANTAGES :

• Votre communication sera plus efficace et vous aurez plus de résultats.
• Les gens avec qui vous communiquez vous apprécieront plus.
• Vous saurez si vous utilisez le bon canal de communication (si vous avez de la difficulté à écrire votre courriel en tenant compte de ces règles, c’est un indicateur).

CONSEILS SUPPLÉMENTAIRES :

• Plus vous vous adressez haut dans la hiérarchie, plus les courriels doivent être courts et synthétisés.
• Évitez de mettre plusieurs éléments distincts dans un même courriel. Regroupez par sujet/projet, quitte à faire plusieurs courriels.

En conclusion

Le courriel peut être un moyen très efficace en entreprise pour faire avancer les choses et pour informer. L’avantage primordial est que, même si son utilisation n’est pas optimale, elle est très intégrée dans les habitudes des gens.  D’ailleurs, pour passer à l’entreprise 2.0, c’est l’un des défis d’amorcer ce changement d’habitude.

Ces quelques règles vont vous aider à devenir plus performant en terme de communication. Ce changement d’habitude de votre côté aura également des répercussions systémiques. N’hésitez pas à référer cet article aux gens avec qui vous collaborez.

Ce billet a été publié originalement sur mon blogue LaGestionDeProjet.com. 

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Stratégie de développement chez Ubisoft – à l’heure du 2.0
Mon résumé de la conférence de Tristan Tassé organisée par le Réseau des professionnels de la formation du Québec.

Édition 2010 du Salon des meilleures pratiques d’affaires
Annonce de l’événement et de ma présence en tant que blogueur invité. D’autres articles suivront.

How NASA Builds Teams présenté à l’ÉNA
Mon résumé de la conférence que j’ai donnée récemment à la Régionale Plein-Sud de l’Ordre des ingénieurs du Québec, avec des photos.

Bonne lecture!

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Site Lise Cardinal & Associés

• Voulez-vous joindre mon réseau LinkedIn ? Plusieurs questions reviennent sans cesse lors des conférences que j’anime. Elles portent sur les bonnes façons d’interagir en ligne avec nos contacts.  Ce billet fait un lien avec l’article Faire partie de mon réseau sur LinkedIn écrit en février dernier agrémenté d’un exemple réel qui m’est arrivé récemment.

Blogue LaGestionDeProjet.com

Voici 2 articles sélectionnés à partir de mon autre blogue:

• Syndrome de l’étudiant, loi de Parkinson et multitâches.  Suite de la série de billets sur le livre Critical Chain.
• Le multi-tâches, multitâches ou multitasking a la vie dure.  Petite réflexion suite au billet précédent.

Blogue MathieuLaferriere.com

• Configurer sa visibilité sur LinkedIn et Trouver un emploi grâce à un compte Premium LinkedIn.  2 autres billets sur LinkedIn.
• Articles et blogues en français sur LinkedIn.  1 billet qui se veut un résumé sur ce qui s’écrit sur LinkedIn.

Les prochains mois seront intéressants.  J’en profite pour vous souhaiter un bon mois de mai.

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Objectifs

Je reprends à partir du dernier mois:

Janvier était un faux départ.  Février devait être un nouveau départ.  Mars sera … ?

Et bien Mars a été une transition.  Tout est maintenant réuni pour qu’Avril soit le VRAI départ.  C’est quoi trois mois de retard

Au niveau de l’écriture, c’est quasiment le coma, mais il y a de l’espoir.  Voici donc le résumé pour Mars:

Livre Le coeur aux ventes

Il y a eu un lancement de livre au mois de mars 2010.  En effet, Jean-Pierre Lauzier – avec la collaboration de Nathalie Laforest – a présenté son livre Le coeur aux ventes à une centaine d’invités présents.

J’ai eu le privilège d’être cité dans la section Réseaux sociaux:

Selon Mathieu Laferrière, un formateur dans le domaine: « Les réseaux sociaux permettent également de répondre rapidement aux inquiétudes et questionnements des clients actuels ou potentiels.  Vos produits ou vos services pourraient être tout simplement ignorés par un seul commentaire négatif d’une personne jugée digne de confiance.  Si vous ne leur offrez pas un endroit pour échanger, les gens iront le faire dans votre dos, sur d’autres sites.  Aussi bien que ce soit chez vous.

L’erreur commune est d’utiliser ces nouveaux « canaux de communication » uniquement pour transmettre l’information.  Si vous le faites, vous serez rapidement mis de côté.  Toujours selon Mathieu Laferrière: « Vous ne devez pas utiliser les réseaux sociaux, vous devez en faire partie.  Vous devez viser au minimum: authenticité, interaction, présente continue, contenu à valeur ajoutée et rapidité d’exécution. »

Vous en pensez quoi ?

Site Lise Cardinal & Associés

• Comment optimiser son temps sur les réseaux sociaux.  Sujet qui est de plus en plus abordé dernièrement, j’ai décidé de lancer quelques pistes.

Blogue LaGestionDeProjet.com

• PERT, Gantt et focus en gestion de projet.  Suite de la série de billets sur le livre Critical Chain.
• Articles intéressants sur la gestion de projet.  Je crois que c’est assez explicite.
• Outil de diagnostic Triaxe de gestion de projet.  Un projet-pilote à la recherche de participants.

Blogue MathieuLaferriere.com

• Livre LinkedIn pour néophytes et Faire briller son étoile grâce à LinkedIn.  2 autres billets sur LinkedIn.

Vous constatez avec moi que c’est peu n’est-ce pas ?

Je vous souhaite un bon mois d’avril.

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Objectifs

Janvier était un faux départ.  Février devait être un nouveau départ.  Mars sera … ?  Faut savoir s’adapter, alors gardons le sourire

Au niveau de l’écriture, la pédale est toujours au ralenti.  Voici un résumé des billets écrits en février:

Site Lise Cardinal & Associés

• Ambivalence sur les réseaux sociaux.  Mon résumé (légèrement modifié) de la présentation de Luc Gendron au IdentityCamp de février intitulée Propulser votre réseau en mode OFFLINE.

Blogue RRTP.wordpress.com

• Quoi mettre sur une carte de visite ou carte professionnelle ?, Comment bien se présenter lors d’une rencontre ? et Parlez-moi de vous.  Billets sur la recherche d’emploi pour aider des diplômés à l’étranger.  En relisant ces titres, j’ai l’impression qu’il manque Se connaître et se mettre en valeur.  Un prérequis important!
  

Blogue LaGestionDeProjet.com

• Échec de projet – c’est toujours la faute des autres et Loi de Murphy et non-performance des projets.  Suite de la série de billets sur le livre Critical Chain.

Blogue MathieuLaferriere.com

• Faire partie de mon réseau sur LinkedIn et Vos tweets dans LinkedIn pourraient vous rendre invisibles.  2 autres billets sur LinkedIn.
• Le WEB2BIZ en liens et Le WEB2BIZ est né à Laval le 17 février 2010 à 17h00.  2 billets pour promouvoir ce nouveau réseau bien réel et virtuel à la fois

Bon mois de mars.  Profitez de la relâche scolaire pour ceux qui ont des enfants.

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Objectifs

J’ai nommé l’année 2010 mon année papillon.  En effet, je m’attends à de grands changements, positifs bien sûr.  Je me suis donc établi des objectifs en ce sens.

Qu’en est-il jusqu’à présent ?  Disons que Janvier 2010 a été une douche froide.  Il semble que je dois faire du ménage encore dans mes priorités.  Février sera donc un nouveau départ.

Billets

J’ai mis la pédale douce pour ce premier mois, question de mieux positionner mes interventions:

• J’ai écrit Reprenez le contrôle de l’information pour vulgariser l’utilisation des flux RSS aux lecteurs de Lise Cardinal & Associés.  Comme le délai a été long avant la parution de l’article, Pascal Veilleux m’a devancé et a écrit La gestion des flux RSS.  Il faut croire que son processus est plus lean que le mien .
• J’ai également écrit Optimiser la circulation de l’information dans un projet grâce au lean sur mon blogue professionnel dédié à la gestion de projet.  Décidément, l’information a été une préoccupation pour moi en janvier.
• Comme j’aime lire beaucoup de livres qui touchent aux différentes facettes de l’entreprise et que j’aime transférer mes connaissances, j’ai entrepris l’écriture d’une série de billets sur le livre Critical Chain.  Mon premier article s’intitule Pourquoi certains projets échouent et d’autres non ? Je suis le raisonnement du livre pour permettre à mes lecteurs d’effectuer les exercices au sein de leur entreprise, sur leurs projets.  On verra si des personnes vont l’essayer.
• J’ai aussi écrit mon premier billet sur ce blogue pour parler de LinkedIn: Les tweets ne sont pas tous bienvenus sur LinkedIn.   J’ai eu beaucoup de commentaires et de lecteurs, alors je suis heureux du résultat et je vous remercie.  LinkedIn sera l’un des sujets de prédilection, car c’est l’une des expertises que j’ai développées.  J’ai formé plus d’une centaine de personnes sur le sujet.  Je suis en train de finaliser un livre en français.
• J’ai également commenté certains articles dont un sur le blogue du gestionnaire Borg: Pourquoi valoriser le multitasking puisqu’il nous rend inefficace ?.  Il s’agit d’un sujet qui me tient à coeur et qui sera d’actualité encore longtemps je crois.
• Finalement, je travaille avec d’autres personnes sur un nouvel événement mensuel qui s’intitule WEB2BIZ.  J’ajouterai un lien dans les prochaines heures pour vous informer un peu plus sur le sujet (Le WEB2BIZ en liens).

Voilà pour janvier 2010.  Pour le reste, je vise un article par semaine pour débuter l’année.  On verra pour la suite.

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