En gestion du temps, la Matrice d’Eisenhower est un incontournable.  À la fois un concept et un outil, elle revient dans pratiquement tous les livres qui aborde la notion du temps. Je m’étonne même parfois que certaines personnes ne la connaissent pas étant donné sa simplicité et les résultats qu’elle procure.  Pourquoi en parler alors ? Tout simplement parce qu’un élément très important à mon avis est parfois oublié et j’aimerais le mettre en lumière.  Ça vous intrigue ?

La Matrice d’Eisenhower

Conçue par Dwight David Eisenhower, elle est composée de 2 axes: l’importance et l’urgence.  Ces 2 axes créent 4 quadrants:

• Q1: important et urgent
• Q2: important et non-urgent
• Q3: urgent et non-important
• Q4: non-urgent et non-important

L’axe de l’importance

L’axe vertical est celui de l’importance des tâches.  L’importance de chacune est basée sur l’impact que celle-ci a sur vos objectifs, sur la valeur ajoutée que sa réalisation apporte. Je vous invite à lire 8 questions pour déterminer si vous travaillez sur ce qui est important.

N’oubliez pas que l’importance est aussi dictée par les différentes politiques et valeurs de votre entreprise, de même que par tout ce qui est rattaché à votre fonction.  L’importance peut variée selon votre position hiérarchique.

L’axe de l’urgence

L’axe horizontal est celui de l’urgence des tâches.  L’urgence de chacune est basée à la fois sur le temps requis pour la réaliser et la date d’échéance.

Le sentiment d’urgence vis-à-vis une tâche peut être influencé par différents facteurs.  Si vous avez cibler dans l’article précédent (4 comportements qui nuisent à une gestion du temps efficace) que vous avez tendance à vous précipiter dans l’action, vous êtes à risque.

Pour vous en sortir, vous devez commencer dès maintenant à questionner l’urgence en demandant: « tu en as besoin pour quand ? »  Mieux encore, vous pouvez vous-même fixer un moment dans le futur: « je peux te remettre ça mercredi prochain ? »  Dans les 2 cas, l’urgence ressentie sera réajustée à la réalité.

Les 4 quadrants de la matrice d’Eisenhower

Pour prioriser les tâches, il faut utiliser les quadrants dans l’ordre présenté sur l’image.  Ce que ça indique, c’est que le quadrant 3 (urgent et non-important) vient après le quadrant 2 (important et non-urgent).  Cela signifie que l’on priorise l’importance sur l’urgence.

Pour y parvenir, il faut mettre le moins de temps quadrant 4 (souvent des échappatoires pour souffler un peu, car trop d’urgence) et réduire au maximum le quadrant 3.  Ainsi, le temps libéré devient disponible pour les quadrants 1 et 2, permettant du même coup de devenir moins réactif et plus proactif.

L’importance est un choix et l’urgence est un fait

L’élément qui est rarement mis en lumière est que l’importance est avant tout un choix que l’on fait, relié à une notion de valeur ajoutée.

Pour certains, c’est un vrai cauchemar de départager l’important du non-important.  Il se peut donc que cela vous prenne un certain temps, mais une fois que la ligne sera établie, cela deviendra votre plus grand atout et vous permettra de garder le focus, de prioriser l’importance sur l’urgence.

Comparativement à l’importance, l’urgence est un fait relié à une notion de temps.

Nous pouvons évidemment négocier l’urgence, mais cela se jouera souvent en minutes ou en heures, quelques rares fois en jours.  Lorsque l’urgence semble intenable et que la charge de travail augmente, il convient de revenir à l’axe de l’importance.

En résumé

Le temps est limité et le nombre de choses à faire peut-être exponentiel.  Il faut donc faire des choix et prioriser.  En mettant la priorité sur l’importance plutôt que l’urgence, nous pouvons obtenir le sentiment de travailler sur les bonnes choses à court, moyen et long terme.  La matrice d’Eisenhower, même si vous ne la maîtrisez pas dès le commencement, s’avèrera un précieux outil vers votre libération du joug de l’urgence.

Mais vous devez commencer par tirer la ligne entre l’important et le non-important.  Pour y parvenir, vous devez établir vos propres objectifs basés sur vos aspirations, vos valeurs et votre travail.